تکاليف و وظايف صاحبان مشاغل در خصوص نگهداري دفاتر و اسناد و مدارک حسابداري          

به گزارش رسانه مالياتي ايران، آگاهي موديان از قانون ماليات‌هاي مستقيم کمک شاياني به آنان در عمل به وظايف و بهره‌مندي از تسهيلات قانوني مي‌نمايد. با اجرايي شدن اصلاحيه قانون ماليات‌هاي مستقيم از ابتداي سال 95، لزوم آشنايي موديان مالياتي از قوانين و مقررات جديد به‌منظور انجام صحيح تکاليف خود، هرچه بيشتر نمايان مي‌شود.

تصويب و ابلاغ آيين‌نامه چگونگي نگهداري و تحرير دفاتر قانوني يکي از مهم‌ترين تغييرات براساس اصلاحيه قانون ماليات هاي مستقيم است که در آن قانون‌گذار با عنايت به قسمت اخير ماده (95) اصلاحي مصوب 31/4/94 قانون در آيين‌نامه اجرايي مربوطه، نحوه گروه‌بندي صاحبان مشاغل، نوع دفاتر، اسناد و مدارک و روش‌هاي نگهداري آن‌ها اعم از ماشيني (مکانيزه) و دستي و نمونه اظهارنامه مالياتي و نحوه ارائه آن‌ها براي رسيدگي و ساير موارد را تعيين نموده‌است که در اين بخش از مجموعه دانستني‌ها جهت اطلاع به‌اختصار بدان‌ها اشاره مي‌شود.

1-      گروه‌بندي صاحبان مشاغل

به‌موجب ماده (2) آئين‌نامه اجرايي ماده (95) قانون ماليات‌ها صاحبان مشاغل براساس شاخص‌ها و معيارهايي از قبيل نوع و يا حجم فعاليت به شرح ذيل گروه‌بندي مي‌شوند.

1-گروه اول، 2-گروه دوم، 3-گروه سوم

الف- حجم فعاليت:

گروه اول

مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل يا ده برابر درآمد مشمول ماليات قطعي شده (قبل از کسر معافيت) طبق آخرين برگ ماليات قطعي (مجموع اصلي و متمم) عملکرد سال 1391 و به بعد که تا تاريخ پايان دي‌ماه سال قبل از شروع سال مالياتي ابلاغ شده باشد، هرکدام بيشتر از مبلغ سي ميليارد ريال باشد.

گروه دوم

مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل يا ده برابر درآمد مشمول ماليات قطعي شده (قبل از کسر معافيت) طبق آخرين برگ ماليات قطعي (مجموع اصلي و متمم) عملکرد سال 1391 و به بعد که تا تاريخ پايان دي‌ماه سال قبل از شروع سال مالياتي ابلاغ شده باشد. هرکدام بيشتر از مبلغ ده ميليارد و تا سي ميليارد ريال باشد.

گروه سوم

مؤدياني که در گروه‌هاي اول و دوم قرار نمي‌گيرند، جز گروه سوم محسوب مي‌شوند.

در مواردي که صرفاً ارائه خدمات باشد، 50درصد مبالغ تعيين‌شده ملاک عمل مي‌باشد.

در مشارکت مدني جمع مبلغ فروش کالا و خدمات و يا درآمد مشمول ماليات قطعي شده کليه شرکاء ملاک عمل مي‌باشد.

مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل بر اساس فعاليت مؤدي در سال قبل مي‌باشد.

ب- نوع فعاليت: اشخاص ذيل فارغ از حجم فعاليت ازلحاظ انجام تکاليف موضوع آيين‌نامه مذکور جزء موديان گروه اول محسوب مي‌شوند.

1- دارندگان کارت بازرگاني (واردکنندگان و صادرکنندگان)؛

2- صاحبان کارخانه‌ها و واحدهاي توليدي و بهره‌برداران معادن داراي جواز تأسيس و پروانه بهره‌برداري از وزارتخانه ذي‌ربط؛

3- صاحبان هتل‌هاي سه ستاره و بالاتر؛

4- صاحبان بيمارستان‌ها، زايشگاه‌ها، کلينيک‌هاي تخصصي؛

5- صاحبان مشاغل صرافي؛

6- فروشگاه‌هاي زنجيره‌اي داراي مجوز فعاليت از وزارتخانه ذي‌ربط؛

همچنين مؤديان مالياتي که در هر گروه قرار مي‌گيرند تا سه سال بعد، ازنظر انجام تکاليف قانوني در طبقات پايين‌تر قرار نخواهند گرفت.

ذکر اين نکته ضروري است که در دو سال اول شروع فعاليت صاحبان مشاغل به‌استثناء مؤدياني که بر اساس نوع فعاليت در گروه اول قرار مي‌گيرند، انتخاب گروه و انجام تکاليف قانوني مربوط به انتخاب مؤدي خواهد بود.

ضمناً صاحبان مشاغلي که در گروه‌هاي دوم يا سوم قرار مي‌گيرند، مي‌توانند در هرسال مالياتي نسبت به انجام تکاليف گروه بالاتراقدام نمايند. در اين صورت مکلف به رعايت مقررات مربوط خواهند بود.

2-      اظهارنامه مالياتي و نحوه ارائه آن

فرم اظهارنامه‌هاي مالياتي براي صاحبان مشاغل گروه‌هاي مختلف معمولاً اطلاعات هويتي اشخاص مذکور را شامل مي‌شود که ازجمله مي‌توان به اطلاعات هويتي و مکاني، مجوزهاي فعاليت اقتصادي، درآمد مشمول ماليات، معافيت‌هاي قانوني، موجودي مواد و کالا در اول و پايان دوره، صورت‌حساب سود و زيان ترازنامه، واردات و صادرات کالا و خدمات، اطلاعات شرکاء، اطلاعات حساب‌هاي بانکي مربوط به فعاليت شغلي، صورت درآمد و هزينه (اطلاعات خريدوفروش کالا و خدمات و هزينه‌هاي مربوط) اطلاعات اموال و دارائي‌ها مربوط به فعاليت شغل خلاصه درآمد و هزينه (اطلاعات خريدوفروش کالاو خدمات و هزينه‌هاي مربوط)

3-      تسليم اظهارنامه

به‌موجب ماده (4) آيين‌نامه مذکور صاحبان مشاغل مکلفند اظهارنامه مالياتي خود را براي هرسال مالياتي (به‌صورت انفرادي يا مشارکت) تا پايان خردادماه سال بعد به‌صورت الکترونيکي از طريق درگاه‌هاي الکترونيکي سازمان (WWW.TAX.GOV.IR) تسليم نمايند. همچنين سازمان مي‌تواند در مواردي که مقتضي بداند تسليم اظهارنامه غير الکترونيکي را بپذيرد. گفتني است موديان مي‌توانند به‌موجب ماده (178) قانون ماليات‌ها اظهارنامه‌هاي خويش را از طريق پست، به ادارات امور مالياتي تسليم نمايند.

4-      مشخصات دفاتر

انواع دفاتر به‌موجب آيين‌نامه مذکور به‌قرار ذيل قابل طبقه‌بندي مي‌باشند.

1) دفتر روزنامه

2) دفترکل

3) دفتر روزنامه و کل مشترک

4) دفتر معين

5) ساير دفاتر

5-      تکاليف صاحبان مشاغل در خصوص نگهداري دفاتر و اسناد و مدارک

به‌موجب ماده (6) آيين‌نامه مذکور وظايف صاحبان مشاغل ازلحاظ نگهداري دفاتر و اسناد و مدارک براي گروه‌هاي مختلف، متفاوت بوده که در ذيل بدان‌ها اشاره مي‌گردد.

الف- صاحبان مشاغلي که در گروه اول قرار مي‌گيرند و کليه اشخاص حقوقي مکلف به نگهداري دفاتر روزنامه و کل يا ساير دفاتر حسب مورد دستي يا ماشيني (مکانيزه- الکترونيکي) متکي به اسناد و مدارک با رعايت موارد زير مي‌باشند:

1-      رويدادهاي مالي بايد براساس استانداردهاي حسابداري و روزانه به ترتيب تاريخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.

2-      مؤدياني که دفاتر دستي نگهداري مي‌نمايند، مکلفند براي هرسال مالياتي فقط از دفاتري که طي سال مالياتي قبل نزد مراجع قانوني ذي‌ربط ثبت شده استفاده نمايند. در مواردي که دفاتر ثبت شده مذکور در هرسال براي ثبت عمليات مالي موديان تا پايان سال مالياتي کفايت ننمايد، مجاز به استفاده از دفاتر ثبت شده طي همان سال مي‌باشند.

3-      موديان براي استفاده از سيستم الکترونيکي (نرم‌افزار) جهت ثبت رويدادهاي مالي خود، مکلفند از نرم‌افزارهاي مورد قبول که داراي ويژگي‌ها، معيارها و ضوابط اعلامي سازمان باشد استفاده نمايند. سازمان موظف است ويژگي‌ها، معيارها و ضوابط که نرم‌افزار بايد دارا باشد را اعلان عمومي کند.

1-3- استفاده از نرم‌افزارهاي قبلي تا مدت سه سال از لازم‌الاجرا شدن اصلاحيه قانون (1/1/1395) مجاز خواهد بود. استفاده از نرم‌افزارهاي مذکور بعد از مهلت فوق‌الذکر منوط به مطابقت آن با ويژگي‌ها، معيارها و ضوابط اعلامي از سوي سازمان است.

موديان مکلفند تا قبل از مطابقت نرم‌افزار مورد استفاده با ويژگي‌ها، معيارها و ضوابط اعلامي از سوي سازمان، حداقل ماهي يک‌بار خلاصه عمليات داده شده به ماشين‌هاي الکترونيکي را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند.

در اجراي اين بند، سازمان مي‌تواند به‌منظور بررسي انجام وظايف محوله از ظرفيت علمي و تخصصي اشخاص حقوقي دولتي و غيردولتي استفاده نمايد. 4- نگهداري دفتر روزنامه واحد براي ثبت کليه عمليات و يا دفاتر روزنامه متعدد براي هر بخش از عمليات مجاز است.

5-      اشتباه در شماره‌گذاري صفحات و همچنين اشتباهات ناشي از ثبت دفاتر در مراجع قانوني ذي‌ربط در صورت احراز، خللي به اعتبار دفاتر وارد نخواهدکرد. 6- نوشتن دفاتر با وسايلي که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافيت) در دفاتر دستي ممنوع است.

7-      دفاتر و اسناد حسابداري مي‌بايست بر اساس واحد پول رايج کشور و همچنين به زبان فارسي تحرير گردد.

8-      در مواردي که دفاتر موضوع اين آئين‌نامه توسط مقامات قضائي يا ساير مراجع قانوني و يا به عللي خارج از اختيار مؤدي از دسترس مؤدي خارج شود صاحب دفاتر از تاريخ وقوع اين امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جديد ثبت و عمليات آن مدت را در دفاتر جديد تحرير کند و تأخير تحرير عمليات در اين مدت به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهدکرد.

9-      تأخير تحرير دفاتر در مورد اشخاص حقوقي جديدالتأسيس از تاريخ ثبت شخص حقوقي و در مورد ساير اشخاص از تاريخ شروع فعاليت تا دو ماه مجاز خواهد بود.

10-     اشخاصي که داراي شعبه هستند مکلفند با توجه به روش‌هاي حسابداري مورد عمل، خلاصه عمليات شعبه يا شعب خود را درصورتي‌که داراي دفاتر ثبت شده باشند، لااقل سالي يک‌بار (تا قبل از بستن حساب‌ها) و در غير اين صورت عمليات هرماه را تا پايان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند.

11-     ثبت دفاتر ضمن سال مالي مشروط بر اينکه تا تاريخ ثبت هيچ‌گونه فعاليت مالي و پولي صورت نگرفته باشد، مجاز است.

12-     ارائه دفاتر سفيد و نانويس در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب مي‌شود.

13-     مؤديان مکلف به نگهداري دفاتر، بايد نسبت به نگهداري دفاتر و اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالياتي ارائه نمايند. در مورد نگهداري دفاتر و اسناد و مدارک به‌صورت ماشيني، اطلاعات بايد به همان قالبي (فرمتي) که توليد، ارسال يا دريافت شده، نگهداري شود.

ب- صاحبان مشاغلي که در گروه دوم قرار مي‌گيرند مکلفند براي هرسال مالياتي اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبيل اسناد درآمدي فروش کالا يا ارائه خدمات و ساير درآمدها و اسناد خريد کالا، خدمات و دارايي و ساير اسناد هزينه‌هاي انجام‌شده را به تفکيک و به ترتيب تاريخ وقوع هر يک از رويدادهاي مالي نگهداري و صورت درآمد و هزينه خود را ماهانه به شرح فرم مربوطه تنظيم نمايند.

پ– صاحبان مشاغلي که در گروه سوم قرار مي‌گيرند مکلفند براي هرسال مالياتي اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبيل اسناد درآمدي فروش کالا يا ارائه خدمات و ساير درآمدها و اسناد خريد کالا و خدمات و ساير اسناد هزينه‌هاي انجام‌شده را نگهداري و خلاصه درآمد و هزينه سالانه خود را به شرح فرم مربوطه تنظيم نمايند.

ت- مؤدياني که رويدادهاي مالي خود را به‌صورت ماشيني (مکانيزه- الکترونيکي) ثبت و نگهداري مي‌نمايند (به‌استثناي موديان گروه اول)، نيازي به ارائه دفاتر به‌صورت دستي ندارند. نگهداري اسناد و مدارک حساب به‌صورت ماشيني يا دستي الزامي است.

همچنين به‌موجب ماده (7) آيين‌نامه ماده (95) قانون ماليات‌ها صاحبان مشاغلي که نسبت به نصب و استفاده از سامانه صندوق فروش (صندوق مکانيزه فروش) اقدام مي‌نمايند در صورت رعايت آيين‌نامه اجرائي موضوع تبصره (2) ماده (169) قانون ماليات‌ها در نگهداري و ارائه اطلاعات مربوط، تکليفي براي نگهداري دفاتر موضوع آيين‌نامه مذکور نخواهد داشت.

6-       صورتحساب فروش و نحوه صدور ارائه آن

صاحبان مشاغل به‌موجب ماده (8) آيين‌نامه اجرايي بايد در موارد فروش کالا و يا ارائه خدمات صورتحساب نوع اول يا دوم حسب مورد به شرح زير صادر و نگهداري نمايند.

1-      صورتحساب نوع اول بايد داراي شماره سريال چاپي يا ماشيني حسب مورد، تاريخ و حداقل در برگيرنده اطلاعات هويتي شامل نام، نام خانوادگي يا نام شخص حقوقي، شماره اقتصادي، نشاني کامل و کد پستي فروشنده و خريدار و مشخصات کالا يا خدمات ارائه‌شده، مقدار و مبلغ آن باشد.

تبصره: در صورت فروش به مصرف‌کننده نهايي درج مشخصات خريدار ازنظر اين آيين‌نامه الزامي نمي‌باشد.

2-      صورتحساب نوع دوم که صرفاً در موارد استفاده از سامانه صندوق فروش (صندوق ماشيني (مکانيزه) فروش) صادر مي‌شود بايد داراي شماره سريال ماشيني، تاريخ و حداقل دربرگيرنده اطلاعات هويتي شامل نام، نام خانوادگي يا نام شخص حقوقي، شماره اقتصادي، نشاني کامل و کد پستي فروشنده و مشخصات کالا يا خدمات ارائه‌شده، مقدار و مبلغ آن باشد.

در مورد بندهاي 1 و 2 فوق تا زماني که شماره اقتصادي صادر نشده است درج شماره يا شناسه ملي در صورتحساب الزامي است.

7-      ساير مقررات

صاحبان مشاغل علاوه بر موارد فوق نکات ذيل را نيز مي‌بايست رعايت نمايند.

– تغيير روش نگهداري دفاتر، اسناد حسابداري از ماشيني (مکانيزه- الکترونيکي) به دستي و بالعکس طي سال مالياتي يا دوره مالي حسب مورد مجاز نخواهد بود. (ماده 9)

– هر يک از دفاتر مزبور مي‌تواند به‌صورت ماشيني (مکانيزه الکترونيکي) و دستي نگهداري شود و مؤدياني که از هر يک از روش‌هاي فوق استفاده مي‌نمايند مکلّف به رعايت الزامات مربوط طبق اين آيين‌نامه در هر يک از روش‌هاي مذکور حسب مورد مي‌باشند. (ماده 10)

– سازمان مي‌تواند تمام يا برخي از موديان موضوع اين آيين‌نامه را طبق اعلام کتبي به مؤدي ذي‌ربط حداکثر تا شش ماه پس از پايان هرسال مالياتي جهت اجرا از ابتداي سال مالي بعد به نگهداري دفاتر و اسناد حسابداري به‌صورت ماشيني (مکانيزه- الکترونيکي) مکلف نمايد. (ماده 11)

– اشخاصي که دفاتر و اسناد حسابداري خود را به‌صورت ماشيني (مکانيزه- الکترونيکي) نگهداري مي‌نمايند مکلفند حسب درخواست کتبي مأموران مالياتي ذي‌ربط، هنگام رسيدگي و ضمن ارائه دستورالعمل نحوه کار با نرم‌افزار مالي و حسابداري مربوط، رمز دسترسي لازم به اطلاعات نرم‌افزار را ارائه نمايند، در غير اين صورت در حکم عدم تسليم دفاتر خواهد بود. (ماده 12)

– مؤدياني که از دفاتر و اسناد حسابداري ماشيني (مکانيزه-الکترونيکي) استفاده مي‌نمايند مکلفند حسب درخواست کتبي ماموران مالياتي ذي‌ربط، اطلاعات موردنياز براي رسيدگي را در لوح فشرده، به ماموران يادشده ارائه نمايند. (ماده 13)

– مؤدياني که از دفاتر و اسناد حسابداري دستي استفاده مي‌نمايند مکلف‌اند حسب درخواست کتبي ماموران مالياتي ذي‌ربط دفاتر و اسناد و مدارک را براي رسيدگي به ماموران مالياتي يادشده ارائه نمايند. (ماده 14)

8-      نحوه ارائه اسناد و مدارک

صاحبان مشاغل مي‌بايست به‌موجب ماده (15) آيين‌نامه مذکور دفاتر و اسناد و مدارک را با درخواست کتبي اداره امور مالياتي و يا گروه رسيدگي در روز و محل تعيين‌شده در برگ درخواست به اداره امور مالياتي تحويل و توسط اداره مذکور صورت‌مجلس گردد.

9-      موارد رد دفاتر

به‌موجب ماده (16) آيين‌نامه فوق تخلف صاحبان مشاغل از تکاليف مقرر در موارد زير موجب رد دفاتر مي‌باشد.

1-      درصورتي‌که دفاتر ارائه‌شده نزد مراجع ذي‌ربط به ثبت نرسيده باشد يا فاقد يک يا چند برگ باشد.

2-      عدم ثبت يک يا چند فعاليت مالي در دفاتر به‌شرط احراز.

3-      تأخير تحرير دفاتر روزنامه بيش از 15 روز و تأخير تحرير دفتر کل زايد بر حد مجاز مندرج در اين آئين‌نامه.

4-      عدم ثبت عمليات شعبه يا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات اين آئين‌نامه.

5-      در مواردي که دفاتر مزبور به ادعاي مؤدي از دسترس وي خارج شده باشد و غير اختياري بودن موضوع مورد تائيد بالاترين مسئول اداره امور مالياتي ذي‌ربط قرار نگيرد.

6-       عدم تطبيق مندرجات دفاتر قانوني با اطلاعات موجود در سيستم‌هاي ماشيني (مکانيزه- الکترونيکي)، در مورد اشخاصي که از سيستم‌هاي مذکور استفاده مي‌نمايند.

7-      جاي سفيد گذاشتن بيش‌ازحد معمول در دفتر روزنامه.

8-      عدم ارائه يک يا چند جلد از دفاتر ثبت شده اعم از تحرير شده و نانويس.

9-      تغيير نرم‌افزار حسابداري مورد استفاده در طي سال مالياتي بدون اطلاع قبلي اداره امور مالياتي ذي‌ربط.

10-     تغيير روش نگهداري دفاتر، اسناد حسابداري از ماشيني (مکانيزه- الکترونيکي) به دستي و بالعکس طي سال مالياتي يا دوره مالي.

11-     تحرير دفاتر به‌غيراز پول رايج کشور و زبان فارسي.

12-     حذف برخي از عمليات در دفاتر الکترونيکي.

تبصره: در مورد بند 8 اين ماده چنانچه سفيد ماندن براي ثبت تراز افتتاحي باشد موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنين سفيد ماندن ذيل صفحات دفتر در آخر هرروز يا هرهفته يا هرماه به شرطي که اسناد داراي شماره رديف بوده و قسمت سفيد مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللي وارد نمي‌آورد.

هيات سه‌نفري حسابرسان موضوع بند 3 ماده 97 قانون ماليات‌هاي مستقيم (اصلاحيه مورخ 27/11/1380)، درصورتي‌که با توجه به دلايل توجيهي مؤدي و نحوه تحرير دفاتر و رعايت استانداردهاي حسابداري و درجه اهميت ايرادات مطروحه از سوي اداره امور مالياتي و رعايت واقعيت امر، احراز نمايند که ايرادات مزبور به اعتبار دفاتر خللي وارد نمي‌نمايد، مکلف است نظر خود را مبني بر قبولي دفاتر و اسناد و مدارک اعلام نمايند. (ماده 17)